Pakin peruspalikat

Jatkan eilistä ajatustani Verkottuen-tiimin työkaluista. Edellisessä kirjoituksessa kerroin, minne kaikkialle yhdestä kokouksesta jäi jälki; nyt puran ajatusta työkaluista päin.

Verkottuen-tiimiin on kutsuttu eri alan asiantuntijoita, joita yhdistää kiinnostus verkottamiseen ja verkottumiseen, siis ihmisten yhdistämiseen ja tietotekniikan hyödyntämiseen. Jokainen tiimiläinen tekee omaa työtään omalla alallaan, omassa yksikössään ja omassa verkostossaan. Omissa piireissämme käytännön työtavat ja tarvittavat sovellukset ovat erilaisia, koska tekemämme työkin on erilaista. Meillä on silti yhteisiä alustoja ja palveluja, joissa kokoonnumme ja joihin jätämme jäljen työstämme.

Kaikki kokouksemme järjestetään oletusarvoisesti verkossa etäkokousjärjestelmän avulla. Silloin tällöin näemme myös nokikkain, mutta jokaiseen fyysiseen kokoukseen on mahdollista liittyä selaimella. Tämä tarkoittaa sitä, että yksi toimii aina puheenjohtajana ja yksi tarkkailee virtuaalisen kokoushuoneen toimivuutta ja osallistujien toimintaa. Kolmannelle osallistujalle jäävät siis usein sihteerin tehtävät!

Wiki on paikka, jossa voimme suunnitella, työstää ja keskustella keskeneräisistä asioista. Wikissä voimme tuottaa tai muokata tekstejä tai kirjata kommenttejamme ajasta ja paikasta riippumatta. Wiki ei varsinaisesti ole keskustelualusta, mutta kommentit kirvoittavat usein uusia, ja ketjuista voi tulla pitkiäkin.

Jos wiki on keskeneräisen ajatuksen kenttä, niin lopulliset tuotokset julkaistaan intrassa. Kun pääsemme tiettyyn vaiheeseen työssämme, voimme tehdä väliraportin tai tiedotteen tai katsauksen koko henkilöstölle tiedoksi henkilöstöportaalissa. Henkilöstöportaalimme on yksisuuntainen julkaisujärjestelmä, joka kokoaa, nostaa, linkittää ja tiedottaa - tarjoaa polut lisätiedon lähteille.

Keskustelu on mahdollista blogissa. Blogit eivät ole kovin laajassa käytössä meidän organisaatiossamme, mutta nimenomaan Verkottuen-toimintaan tämä työtapa sopii kuin nyrkki silmään. Blogi tarjoaa henkilökohtaisia näkökulmia ja antaa mahdollisuuden keskusteluun ja asioiden jakamiseen.

Tietysti meillä on käytössämme myös sähköpostit, tekstiviestit ja puhelimet - ja tapaammehan me myös kasvokkain. Työkalupakkia arvioidaan jatkuvasti: joskus kulunut kalu korvataan uudella ja paremmalla, mutta vain sen vuoksi, että työ sujuisi paremmin. Väline ei ole itseisarvo, vaan sen avulla saadaan aikaiseksi sitä, mitä varten yhdessä töitä tehdään!

Oikea väline oikeaan työhön

Työkaluja on tarjolla valtava määrä: on työnantajan viralliset vehkeet, on omat hyväksi havaitut, on sosiaalisen median sovellukset... Verkottuen-tiimissä meidän yksi tehtävämme on tutkia tarjontaa ja valita verkostomme käyttöön todennäköisesti sopivimmat palvelut ja niiden käyttötavat.

Case 'kokous'

Tänään meillä oli kokous, jonka pidimme Adobe Connect Pro -ohjelmalla. Se on toinen HAMKiin hankituista etäkokousjärjestelmistä, jonne on meidänkin tiimille perustettu oma neukkari. Käytännössä Outi ja Jaana istuivat Mustialassa samassa (fyysisessä) huoneessa, ja toinen johti puhetta toisen kirjatessa kokousmuistiota; Tuija osallistui omasta työhuoneestaan Hämeenlinnasta, samoin kuin Lotta naapurirakennuksesta. Leenaan yritettiin toimivaa yhteyttä kännykällä, mutta kun kuuluvuus oli huono, sovittiin istunnon tallenteesta.

Kokouksesta tehtiin siis muistio reaaliajassa. Se kopioitiin myös wikiin, joka on yksi tiimimme työskentelyalusta. Wikiin työskentelymme dokumentoituu, ja keskeneräisiin asioihin voi ottaa kantaa ajasta riippumatta.

Tieto toimintamme eri muodoista puolestaan kerätään henkilöstöportaaliin eli intraan. Sinne tulee mm. tiivis tiedote kokouksessamme käsittelemistämme asioista sekä linkki tallenteeseen. Tiimin jäsenille lähetetään varmaan vielä sähköposti, jossa kerrotaan kokouksesta ja muistutetaan muistion sijainnista.

Tämä blogiteksti tarjoaa yhden näkökulman kokouksessa käytyyn keskusteluun: minua kiinnostaa viestintä, joten nostan esiin itselleni olennaisen asian tähän julki. Joku muu poimi keskustelustamme toisenlaiset sisällöt ja toimii omalla ammattialallaan niitä edistäen.

Ei kaikesta kaikkea, vaan viisaasti valiten

Jokainen kokouksemme ei välttämättä synnytä muistiota, tallennetta, tiedotetta, sähköpostia sekä blogiartikkelia, mutta muistion lisäksi aina jonkun näistä. Meidän on tuotava työtämme julki useammalla kuin yhdellä tavalla ja mielellään monesta näkökulmasta, jotta erilaiset ihmiset löytävät toimintamme ja voivat osallistua siihen itselleen mielekkäällä tavalla.

Verkottuen-tiimi verkottaa kahdella tavalla: haluamme yhdistää ihmisiä organisaatiorajojen yli ja tahdomme saada verkossa toimimisen normaaliksi osaksi jokaisen työtä. Harjoittelemme näitä itsekin, ja uskomme yhdessä kokeilemisen ja onnistumisen olevan järkevin tapa edetä.

Liisa testaa...

... miten tähän saapi tekstiä tuotettua. Tuntuu, että sosiaalista mediaa pursuaa nyt joka rakosesta niin vapaa-aikaa kuin työpäivääkin täyttämään. Miten saan itseni revittyä blogiin, Facebookiin, Twitteriin, Picasaan, wikiin, portaaliin, MindMeisteriin, jne.jne.jne. tekemään laadukasta tuotosta? Tunnuslukujen suossa yritän rämpiä some-medialta toiselle.

Mutta toisaalta... tarvitseeko kaikkea näitä hallita saatikka hanskata? Riittääkö se, että käytän niitä välineitä joilla hoidan työni sujuvasti. Kaikki muu on ekstraa - hyvä tietää -asiaa - jota voi hyödyntää, kun siihen on halua ja voimia.

Jakautunut persoonallisuus osallistuu

Osallistun tämän yhteisen blogin kirjoittamiseen mielelläni:

1. Yhteinen tekeminen ja jakaminen ovat tärkeitä niin työelämän taitoina kuin yleisinä periaatteina.
2. Tuon esille oman ammatillisen näkökulmani muiden mielipiteiden joukkoon - näin muodostuva kuva on täydempi ja rikkaampi kuin monta 'omaa' erikseen.
3. Tekemällä oppii ja matkan varrella voi mielikin muuttua. Bloggaamalla ja keskustelemalla saa näkemystään esille, mutta pääsee myös osalliseksi muiden maailmankuviin.
4. Testaan työkaluja ja niiden yhteiskäytön mahdollisuutta ja helppoutta. (Olisin voinut näiden sijasta käyttää kielteisiäkin ilmaisuja, mutta tahdon uskoa ratkaisukeskeisyyden voimaan jo ajatuksen tasolla.)

Koetan parhaillaan kanavoida ammattiminää ja siviiliminää eri profiileihin. (Työminä on vielä erikseen!) Lotta Linko sai kutsun tähän blogiin, mutta Viestintälotta kirjautui sisään. En vielä tiedä, miten onnistun tarjoamaan kiinnostavan sisällön oikeille ihmisille osuvat profiilit luomalla ja sopivat työkalupaletit valitsemalla. Kaiken takanahan olen minä, yksi ja sama ihminen. Toivottavasti prosessi on kiinnostava myös lukijoille, seuraajille, vastaanottajille ja kavereille. Saa osallistua!

Verkottuen fokustiimin toiminnan tarina

Tämä blogi on perustettu Verkottuen fokustiimin toiminnan historiankirjaksi.

Blogi tarjoaa oivan mahdollisuuden kirjoittaa tapahtunutta muistiin, tekstein, kuvin ja videoin. Lisäksi blogin avulla on helppo nostaa esille avoimia kysymyksiä ja ideoita yhteiselle foorumille. Niistä voidaan kätevästi kommentoida. Yhteisesti kerrytettävä blogi auttaa meitä jäsentämään toiminnan tavoitteita sekä palaamaan asioihin myöhemmin.

Kirjoitetaan tätä yhdessä koko fokustiimin toimijoiden kanssa.